Ik weet nooit wat men leuker vindt; klagen over het feit dat er zo veel vergaderd wordt of het vergaderen zelf. Opvallend is in ieder geval dat het bij een heel aantal klanten het bijna onmogelijk is om een losse afspraak in te plannen, omdat er simpelweg geen ruimte is in de agenda. Deze is van het begin tot eind gevuld met vaste vergaderingen.

3x waarom

En wat mij daarin opvalt is dat er hoogstzelden de vraag wordt gesteld: Waarom? Waarom hebben we deze vergadering eigenlijk? Wat is het doel en doen we dat ook? Is deze vergadering daarvoor nodig of kan het ook anders? Waarom ben ik bij deze vergadering? Is mijn aanwezigheid wel zo belangrijk? Welke ramp gebeurt er als ik er niet bij ben en voor wie is dat rampzalig? Kan ik mijn bijdrage ook anders/ efficiënter leveren? Waarom hebben we deze vergadering op dit moment, in deze frequentie voor deze duur? Opmerkelijk is het dat vergaderen bijna altijd in een vast ritme gebeurt, ongeacht de agenda en altijd even lang duren. Is dat niet raar?

Eigenaarschap

Slaafs slepen we ons van de ene vergadering naar de ander zonder al te veel stil te staan bij bovenstaande vragen, zo blijkt uit de lange stiltes die vallen als ik mijn opdrachtgevers bovenstaande vragen stel. Voorzitters die zich in het zweet werken tijdens een vergadering om alle punten er binnen de gegeven tijd doorheen te rammen, maar in voorbereiding weinig betrokkenheid tonen bij het opstellen van de agenda en alles overlaten aan de secretaris. En deelnemers die wel klagen, maar zelf geen enkel eigenaarschap tonen of openlijk reflectief zijn. Sterker nog het aantal telefoons dat wordt gecheckt tijdens vergaderingen of mails verstuurd is ongekend. En dat, dat is een teken dat het anders moet. Doe er wat mee!

Wat dan en wie dan?

Dat maakt eigenlijk helemaal niets uit. Iedereen die last heeft van de vergaderzucht om welke reden dan ook is het aan zichzelf, zijn collega’s en de organisatie als geheel verplicht om de vragen stellen; waarom? Al doet de organisatie als geheel er natuurlijk goed aan om regelmatig het geheel aan overleggen te evalueren op inhoud, proces en cultuur.  Het is namelijk een spiraal. Een slecht (lopende) vergadering heeft een negatieve invloed op het resultaat, heeft een negatieve invloed op sfeer tijdens vergaderingen, hetgeen weer een negatieve invloed heeft op verloop van de vergadering etc. En voor je het weet: vergader je veel en gebeurt er weinig.

Meer weten?

SmitsVanLoon helpt bij het evalueren, vormgeven en invullen van overlegstructuren die werken. Nieuwsgierig? Neem contact op.

Bel of mail ons:

ln.no1732172893olnav1732172893stims1732172893@nool1732172893navst1732172893ims1732172893

Fransien Smits – Meijer
0031 (0)6 308 52 254

Jeroen van Loon
0031 (0)6 551 96 551